Duomenų tvarkymo sutartis

1. Kontekstas

Klientas, naudodamasis CallMe paslauga, gauna virtualų dirbtinio intelekto administratorių ir, jei taikoma, jam priskirtą telefono numerį arba kitą skambučių valdymo sprendimą. Į šį numerį arba per CallMe sistemą Klientui skambina esami ar potencialūs Kliento klientai, partneriai, tiekėjai ar kiti tretieji asmenys (toliau – „Duomenų subjektai“). Klientas nustato duomenų tvarkymo tikslus ir priemones, įskaitant:

• kokią informaciją CallMe virtualus administratorius turi surinkti
• kokius klausimus užduoti skambinantiesiems
• kaip naudoti gautą informaciją
• kokius veiksmus atlikti po skambučio

Todėl Klientas yra duomenų valdytojas pagal BDAR 4 straipsnio 7 punktą. CallMe techniškai apdoroja šiuos duomenis Kliento pavedimu ir veikia kaip duomenų tvarkytojas pagal BDAR 4 straipsnio 8 punktą.

2. Tvarkymo dalykas, trukmė, pobūdis ir tikslas

3. Tvarkomų duomenų kategorijos

CallMe gali tvarkyti šias duomenų kategorijas:

• skambinančiojo telefono numerį
• skambučio datą
• skambučio laiką
• skambučio trukmę
• balso įrašą
• pokalbio transkripciją
• DI sugeneruotą pokalbio santrauką
• skambinančiojo vardą, jei jis pateikiamas
• kontaktinį telefono numerį ar el. pašto adresą, jei pateikiamas
• užklausos, poreikio, problemos ar paslaugos aprašymą
• skubumo informaciją
• kitą informaciją, kurią skambinantysis pateikia pokalbio metu

Specialių kategorijų duomenys, kaip jie apibrėžti BDAR 9 straipsnyje, nėra sąmoningai renkami. Jeigu skambinantysis pokalbio metu spontaniškai pateikia sveikatos, religijos, politinių pažiūrų, biometrinius ar kitus specialių kategorijų duomenis, tokie duomenys gali būti užfiksuoti įraše arba transkripcijoje. Tokiu atveju Klientas, kaip Duomenų valdytojas, atsako už tinkamo teisinio pagrindo turėjimą ir tokios informacijos tvarkymo teisėtumą.

4. Duomenų subjektų kategorijos

Tvarkomi šių Duomenų subjektų duomenys:

• esamų Kliento klientų
• potencialių Kliento klientų
• Kliento partnerių
• Kliento tiekėjų
• kitų asmenų, skambinančių Klientui per CallMe sistemą

5. Kliento, kaip duomenų valdytojo, pareigos

Klientas įsipareigoja:

• užtikrinti, kad turi teisėtą pagrindą tvarkyti Duomenų subjektų asmens duomenis
• tinkamai informuoti Duomenų subjektus apie jų duomenų tvarkymą
• užtikrinti, kad skambinantieji būtų informuoti apie pokalbio įrašymą, transkripciją ir DI naudojimą
• nenaudoti CallMe paslaugos neteisėtai ar duomenų apsaugos teisę pažeidžiančiai veiklai
• nepavesti CallMe rinkti duomenų, kurių Klientas neturi teisės rinkti
• atsakyti į Duomenų subjektų prašymus, kai tai priklauso Duomenų valdytojo kompetencijai
• pateikti CallMe tik teisėtus ir pagrįstus nurodymus

6. Duomenų tvarkytojo pareigos

CallMe įsipareigoja:

• tvarkyti asmens duomenis tik pagal dokumentais patvirtintus Kliento nurodymus
• tvarkyti duomenis tik tiek, kiek būtina Paslaugai suteikti
• užtikrinti, kad asmenys, turintys prieigą prie duomenų, laikytųsi konfidencialumo
• įgyvendinti tinkamas technines ir organizacines saugumo priemones
• padėti Klientui atsakyti į Duomenų subjektų prašymus, kiek tai įmanoma pagal Paslaugos funkcionalumą
• padėti Klientui vykdyti pareigas pagal BDAR 32–36 straipsnius
• pranešti Klientui apie asmens duomenų saugumo pažeidimą be nepagrįsto delsimo
• nutraukus Paslaugą, ištrinti arba grąžinti duomenis pagal šioje DPA nustatytas sąlygas
• neperduoti duomenų kitiems asmenims, išskyrus šioje DPA nurodytus ar teisėtai pasitelktus tvarkytojus

7. Saugumo priemonės

CallMe taiko technines ir organizacines saugumo priemones, įskaitant:

• šifruotą duomenų perdavimą naudojant TLS
• prieigos teisių valdymą
• darbuotojų ir rangovų konfidencialumo įsipareigojimus
• duomenų atsargines kopijas
• įvykių žurnalus
• prieigos ribojimą pagal poreikį žinoti
• sistemų stebėseną
• infrastruktūros ir programinės įrangos atnaujinimus

8. Duomenų saugojimo terminai

Skambučių įrašai, transkripcijos ir DI santraukos pagal numatytuosius nustatymus saugomi iki 12 mėnesių nuo skambučio pabaigos, nebent Klientas pasirenka kitokį saugojimo terminą arba atskirai raštu susitariama kitaip. Pasibaigus saugojimo terminui, duomenys automatiškai ištrinami arba anonimizuojami.

Klientas gali raštu paprašyti ištrinti konkretų įrašą, transkripciją, santrauką ar visus su skambučiais susijusius duomenis anksčiau nei sueina saugojimo terminas. Tokie prašymai įvykdomi per ne ilgesnį kaip 30 kalendorinių dienų terminą, nebent teisės aktai reikalauja duomenis saugoti ilgiau.

9. Pasitelkti tvarkytojai

Klientas iš anksto bendrai sutinka, kad CallMe gali pasitelkti kitus duomenų tvarkytojus, reikalingus Paslaugai teikti. Tokie pasitelkti tvarkytojai gali būti:

• telekomunikacijų ir balso skambučių tiekėjai
• DI kalbos atpažinimo, generavimo ar analizės tiekėjai
• debesijos infrastruktūros tiekėjai
• duomenų bazių tiekėjai
• el. pašto siuntimo paslaugų tiekėjai
• mokėjimų apdorojimo tiekėjai
• analitikos ir klaidų stebėjimo įrankiai
• klientų aptarnavimo ir komunikacijos įrankiai

CallMe užtikrina, kad su pasitelktais tvarkytojais būtų sudarytos sutartys, nustatančios ne mažesnes duomenų apsaugos prievoles nei šioje DPA. Aktualus pasitelktų tvarkytojų sąrašas gali būti pateikiamas Klientui gavus pagrįstą rašytinį prašymą. Jeigu CallMe ketina pasitelkti naują reikšmingą tvarkytoją, apie tai Klientas informuojamas ne vėliau kaip prieš 30 kalendorinių dienų, jei tai techniškai ir komerciškai pagrįstai įmanoma. Klientas turi teisę pareikšti pagrįstą prieštaravimą dėl naujo tvarkytojo. Jei šalys neranda sprendimo, Klientas gali nutraukti Paslaugą.

10. Tarptautiniai duomenų perdavimai

Pagrindinė duomenų saugojimo infrastruktūra, kiek įmanoma, pasirenkama Europos ekonominėje erdvėje. Kai pasitelkti tvarkytojai tvarko duomenis už Europos ekonominės erdvės ribų, CallMe užtikrina tinkamas apsaugos priemones pagal BDAR V skyrių, įskaitant:

• Europos Komisijos standartines sutarčių sąlygas
• sprendimą dėl tinkamumo
• kitas taikomas BDAR numatytas apsaugos priemones

11. Duomenų subjektų teisės

Jeigu CallMe tiesiogiai gauna Duomenų subjekto prašymą dėl prieigos, ištaisymo, ištrynimo, apribojimo, nesutikimo ar duomenų perkeliamumo, CallMe, kai tai pagrįstai įmanoma, perduoda tokį prašymą Klientui.

Klientas, kaip Duomenų valdytojas, yra atsakingas už atsakymą Duomenų subjektui. CallMe techniškai padeda Klientui įvykdyti pagrįstus Duomenų subjektų prašymus, kiek tai leidžia Paslaugos funkcionalumas.

12. Asmens duomenų saugumo pažeidimai

CallMe, sužinojusi apie asmens duomenų saugumo pažeidimą, susijusį su Kliento duomenimis, praneša Klientui be nepagrįsto delsimo. Pranešime, kiek įmanoma, pateikiama:

• pažeidimo pobūdis
• paveiktų duomenų kategorijos
• galimos pasekmės
• priemonės, kurių imtasi arba siūloma imtis pažeidimui pašalinti
• kontaktinė informacija papildomiems klausimams

Klientas atsako už pranešimą priežiūros institucijai ir Duomenų subjektams, kai tai privaloma pagal BDAR, nebent šalys susitaria kitaip.

13. Auditas ir informacija

Klientas turi teisę ne dažniau kaip kartą per metus paprašyti informacijos, reikalingos įrodyti šios DPA laikymąsi. CallMe gali pateikti:

• saugumo priemonių aprašymą
• pasitelktų tvarkytojų kategorijas
• techninių ir organizacinių priemonių santrauką
• kitą pagrįstai reikalingą informaciją

Fiziniai auditai ar išsamūs patikrinimai galimi tik iš anksto raštu suderinus, pagrįstomis aplinkybėmis, pavyzdžiui, po reikšmingo saugumo incidento, ir nepažeidžiant kitų klientų, partnerių ar tiekėjų konfidencialumo.

14. Duomenų grąžinimas arba ištrynimas

Nutraukus Paslaugą, CallMe ištrina arba, jei techniškai įmanoma, grąžina Klientui su skambučių įrašais, transkripcijomis ir santraukomis susijusius duomenis. Duomenys gali būti saugomi ilgiau, jeigu:

• to reikalauja teisės aktai
• tai būtina ginčui išspręsti
• tai būtina apskaitos, saugumo ar teisinių reikalavimų vykdymui

15. Atsakomybė

Kiekviena šalis atsako už savo pareigų pagal BDAR ir šią DPA pažeidimą. CallMe atsakomybė pagal šią DPA taikoma kartu su atsakomybės apribojimais, nustatytais CallMe Paslaugų teikimo sąlygose, išskyrus atvejus, kai pagal taikomus teisės aktus atsakomybės riboti negalima.

16. Galiojimas ir nutraukimas

Ši DPA įsigalioja nuo Kliento paskyros sukūrimo, prenumeratos aktyvavimo arba kito Paslaugų naudojimo pradžios momento. DPA galioja tol, kol CallMe tvarko asmens duomenis Kliento vardu.

Nutraukus Paslaugą, šios DPA nuostatos lieka galioti tiek, kiek būtina tinkamam likusių duomenų ištrynimui, grąžinimui ar saugojimui pagal teisės aktus.

17. Kontaktai

Duomenų tvarkytojas: